Erfolgreiche Hybridmeetings halten – Tipps zur Umsetzung, Technik und Best Practices

Die Pandemie hat die Art des Arbeitens weltweit zunehmend ins Home-Office gezwungen. Nun wollen nur die wenigsten Unternehmen zurück zu 100% Büroarbeit, da sie die vielen Vorteile eines Hybrid-Arbeitsplatzes erkannt haben. Weil immer mehr Mitarbeiter teilweise im Büro und teilweise von zu Hause arbeiten, müssen für einen unkomplizierten Umgang miteinander ein paar Punkte festgelegt werden. Insbesondere bei Hybrid-Meetings sollten Sie einige Dinge beachten.

Was sind Hybridmeetings?

Bei Hybrid-Meetings nehmen mindestens ein oder mehrere Teilnehmer Remote am Meeting teil. Der Rest der Teilnehmer ist physisch vor Ort versammelt. Für derartige Meetings brauchen Sie Lösungen, die Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Für eine hervorragende Mitarbeiter-Experience haben wir folgende Tipps für Sie zusammengestellt.

5 Tipps für effiziente Hybridmeetings

• Passende Technik – Halten Sie Hybridmeetings in einem Konferenzraum ab, der über die passende technische Ausstattung verfügt. Sie benötigen ein Videokonferenzsystem, Kameras, Mikrofon und Lautsprecher. Wir bei Pc*Web halten beispielsweise Hybridmeetings via Microsoft Teams ab und verfügen in unserem Meetingraum über einen Smartscreen, der nicht nur Kamera und Mikrofon bereits integriert hat, sondern auch gleichzeitig als Whiteboard dient.
• Ein digitales Whiteboard – Was zeichnet ein gutes Meeting aus? Wir möchten Sachverhalte bearbeiten, weiterentwickeln und Ergebnisse dokumentieren. Hierbei helfen digitale Whiteboards, die auch von den Remote arbeiteten Mitarbeitern befüllt werden können. Sogenannte Smart Boards eignen sich am besten dafür.
• Gleichberechtigung – Die größte Herausforderung beim Hybriden Arbeiten generell, ist alle Mitarbeiter gleich einzubeziehen. Gerade diejenigen, die sich vermehrt im Home-Office befinden klagen oft darüber, dass sie sich eher als Zuschauer bei Meetings fühlen. Damit Sie emotionale Nähe vorantreiben und alle Mitarbeiter gleich einbeziehen, sollten Sie sinnvolle Meeting-Regeln aufstellen und eine „Nettiquette“ vereinbaren. In jedem Fall brauchen Sie einen Moderator, der alle Teilnehmer im Auge behält und das Meeting leitet. Eine Regel könnte beispielsweise so aussehen, dass Sie bei offenen Fragen immer zuerst die online zugeschalteten Mitarbeiter antworten lassen. Essenziell hierbei ist das Aussprechen lassen und Handzeichen geben. Oftmals verstehen die online zugeschalteten nämlich nichts mehr, sobald die anderen durcheinanderreden.
• Rollenverteilung – Wie bereits im vorherigen Punkt angesprochen sollten Sie bestimmte Rollen vor jedem Meeting festlegen und allen Teilnehmern vorab kommunizieren. Hierzu zählt ein Moderator, der das Meeting leitet und das Ziel des Meetings im Auge behält. Weiters sollte ein Mitarbeiter die Rolle des „Technikers“ einnehmen und sich darum kümmern, dass diese reibungslos bei allen Teilnehmern läuft. Auch während Meetings kommt es vor, dass zum Beispiel weitere Teilnehmer hinzugeholt werden oder andere technische Fragen beantwortet werden müssen. Zuletzt brauchen Sie noch einen „Historiker“, der einerseits das Meeting und andererseits die Ergebnisse dokumentiert und allen Teilnehmern zukommen lässt. Unser Tipp, verteilen Sie so viele Rollen wie möglich, das stärkt das Wir-Gefühl und die Aufmerksamkeit.
• Agenda – Kein Meeting ohne Agenda! Sie sollten vorab folgende Punkte anhand der 6 Ws festlegen: Warum wird dieses Meeting abgehalten? Wann findet das Meeting statt und in welchem Rahmen? Welches Ergebnis streben wir an? Wer muss dabei sein (und wer nicht)? Welche Rollen übernehmen die einzelnen Teilnehmer? Wie wird miteinander kommuniziert?

So werden Ihre Meetings zu hervorragenden Hybrid-Meetings

Legen Sie vorab eine passende Meetingmethode fest. Werden Entscheidungen von allen in Absprache getroffen? Möchten Sie die Teilnehmer untereinander in Kleingruppen zum Beispiel in separaten Räumen diskutieren und die Ergebnisse anschließend präsentieren lassen? Stimmen Sie vorab das angestrebte Ziel mit Ihrer Meetingmethode ab.

Gerade bei frontal gehaltenen Meetings, bei dem einer spricht und die anderen zuhören kann es schnell passieren, dass die Aufmerksamkeit abschweift (nicht nur bei den Remote zugeschalteten Mitarbeitern). Sprechen Sie also so oft wie möglich die Beteiligten direkt, am besten mit Namen, an und fragen Sie, ob Sie den Sachverhalt verstanden haben. Stellen Sie einzelnen Teilnehmern offene Fragen und fragen Sie einzelne Teilnehmer, ob Sie das gehörte nochmals kurz zusammenfassen können, um Missverständnissen vorzubeugen.

Tipps zur Optimierung des Home-Office

Richten Sie allgemeine Onlinebereiche wie zum Beispiel ein schwarzes Brett oder Newsportal ein, damit alle Kollegen stets up to date sind. Nutzen Sie zudem Projektmanagement-Tools, auf die jeder Mitarbeiter von überall und zu jeder Zeit zugreifen kann. So werden die Remote-Arbeiter nicht ausgeschlossen und jeder verfügt über denselben Wissensstand.

Achten Sie beim Meeting außerdem auf die Sitzordnung. Sitzt die Moderation an der einen Seite, der Bildschirm wird an die andere Seite projiziert und dazu kommen die Menschen im Raum und die Videobilder der Remote zugeschalteten Mitarbeiter. Das überfordert rasch die Aufmerksamkeitsspanne, egal wie gut das Meeting organisiert und moderiert wird.

Deshalb sollte sich die Moderation so platzieren, dass die Wand mit Beamerbild oder dem Smartscreen in ihrem Rücken ist und die Teilnehmenden davorsitzen. Der Moderator sollte auf dem Tisch seinen Laptop mit Webcam und einem geteilten Bildschirm (oder 2. Bildschirm) haben, so dass er alle im Blick hat. Das Zugehörigkeitsgefühl wird für die Zugeschalteten massiv durch eine weitere Kamera erhöht, welche dauerhaft die Teilnehmenden im Raum zeigt. Die physisch anwesenden sollten sich ebenfalls auf Ihren Laptops dazuschalten, damit sie für die „virtuellen“ Kollegen am Laptop sichtbar sind.

Wichtig ist außerdem, dass die Laptop-Mikrofone stumm gestellt werden, damit die Sprachübertragung nur über das Raum-Mikrofon erfolgt und keine störenden Dopplungen oder Echos entstehen. Selbstverständlich sollten Sie die eingesetzte Technik vor der Besprechung testen.

Sie möchten Hybridmeetings erfolgreich abhalten, Ihnen fehlen aber Software und/oder die technische Ausstattung? Wir beraten Sie gerne und implementieren für Ihr Unternehmen die passende Lösung.