Microsoft 365: Unverzichtbar für die Produktivität bei Fraunhofer Austria.

Einer der größten Vorteile liegt in der Kopplung von Dokumenten und Kommunikation, die bisher auf unterschiedlichen Kanälen abliefen. Dies schafft Transparenz in der Entstehung und Entwicklung von einzelnen Dokumenten. Microsoft 365 ist entscheidend für meine Arbeit; ohne würde meine Produktivität im Vergleich zu früher deutlich nachlassen.
Dipl.-Ing. Alexander Gaal, wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Fraunhofer Austria

Pc*Web ist nun schon seit einigen Jahren die externe IT-Unterstützung von Fraunhofer Austria, eine Tochter der Fraunhofer Forschungsgesellschaft. 

Lesen Sie im folgenden Interview mit einem Mitarbeiter, wie er die Umstellung aller 80 Mitarbeiter auf Home-Office Arbeitsplätze mit Microsoft Teams wahrgenommen hat.

Wie haben Sie die Umstellung auf Home-Office wahrgenommen? Sind Sie mit dem unvertrauten System zurecht gekommen?

Grundsätzlich hatten wir ja nicht nur eine Umstellung auf Home-Office sondern eine durch die Krise (Anm.: Corona) bedingte Notwendigkeit, alle Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Die Umstellung auf Home-Office war also ein großer Umbruch in unserer täglichen Arbeit, der eine sehr rasche Implementierung von MS Teams in der Organisation notwendig gemacht hat. 95% der Funktionalitäten von MS Teams sind selbsterklärend, wenn eine gewisse IT-Affinität besteht. Die reine Nutzung des unvertrauten Systems war also recht problemlos.

Jedoch darf man nicht vergessen, dass so eine Umstellung auch mit organisatorischen Änderungen im Sinne von Change Management verbunden ist. Es gilt beispielsweise zu klären, ob Home-Office lediglich die Verlegung des Arbeitsplatz bedeutet oder auch mit einer Veränderung der Arbeitsweise und -struktur einhergeht. Hierfür mussten erst die nötigen Prozesse definiert werden.

Zusammengefasst hat uns die Einführung von MS Teams die Voraussetzungen geschaffen, um leistungsfähig zu bleiben und in Zukunft definitiv noch leistungsfähiger zu werden. Dafür muss jedoch jeder Mitarbeiter die erforderliche Disziplin und Planung an den Tag legen, um effektiv zu arbeiten und auch eine klare Trennung von Arbeitszeit und Freizeit zu schaffen.

Welche Vorteile ergeben sich durch die Umstellung Microsoft 365 für Sie in Ihrer täglichen Arbeit? Was gefällt Ihnen an dem neuen System besonders gut?

Projektspezifische Teams-Gruppen und Einbindungsmöglichkeiten für externe Projektmitglieder haben Abstimmungsaufwand, Rundmails, Dokumentenmanagement, etc. deutlich reduziert. Die sofortige Datenverfügbarkeit und die übersichtliche Darstellung der gesamten Kommunikationshistorie sind weitere Punkte, die unsere Arbeitsweise effektiver gestaltet. Dazu ist es jedoch erforderlich, schon bei der Gruppenerstellung gewisse Regeln und Strukturen zu vergeben, damit sich die Anwender nicht in unstrukturierten Teams-Gruppen verlieren. Das macht Schulungen und gelebte Prozesse erforderlich und benötigt ein Bewusstsein für den Umgang mit neuen Kollaborations-Werkzeugen. Teams bietet viele nützliche Funktionen, um virtuell fast so gut wie am gleichen Ort zusammenzuarbeiten. Das Whiteboard, MS-Planner als Kanban-Board und die Video-Chat-Funktion sind die für mich wichtigsten Tools.

Einer der größten Vorteile von MS Teams ist jedoch die Kopplung von Dokumenten und Kommunikation, die bisher auf unterschiedlichen Kanälen abliefen. Mit Teams lassen sich Dokumente beispielsweise direkt in den Chat-Verlauf integrieren, was Transparenz bezüglich Entstehung und Entwicklung der einzelnen Dokumente schafft. Die Verantwortlichen der Gruppen haben dadurch aber die zusätzliche anspruchsvolle Aufgabe, die Nutzung von Teams-Funktionalitäten in Projekten sicherzustellen.

Das Kanalisieren der Benachrichtigungsflut, die uns die neuen Technologien ermöglichen, ist allerdings eine Herausforderung. Es müssen konkrete Regeln dafür gefunden werden, welche Informationen über MS Teams oder über andere Wege wie E-Mail, Telefon, etc. verbreitet werden.

Fazit: Meine tägliche Arbeit wäre ohne die Vorzüge von Microsoft 365 in dieser Form nicht möglich und meine Produktivität hätte mit den zuvor gewohnten Möglichkeiten erheblich stärker gelitten.

Wir konnten Ihre KollegInnen gerade in dieser Situation mit unseren individuellen Schulungen unterstützen.

Die Schulungen hat Pc*Web online durchgeführt. Das war sehr wichtig, denn Microsoft 365 bietet ein enormes Spektrum an Möglichkeiten und wir wollten natürlich nicht, dass sich die User überladen fühlen. In der Schulung wurde den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern daher nur die wichtigsten Apps und Funktionalitäten vorgestellt, die sie brauchen, um im Home-Office sehr gut arbeiten zu können. Zudem wurde ein Handout erstellt, dass wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt haben, damit sie sich die Basics sofort selbst aneignen können.

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Für wie viele Mitarbeiter wurden die Homeoffice Arbeitsplätze mit Microsoft Teams eingerichtet?

Es wurden für alle 80 Mitarbeiter Homeoffice Arbeitsplätze eingerichtet. Auch die Schulungen waren für alle Mitarbeiter, das haben wir aber auf vier Halbtage aufgesplittet. Das Praktische ist, dass es in Teams die Möglichkeit gibt, alles aufzunehmen und dann als Stream zur Verfügung zu stellen. Das heißt, wenn wir jetzt neue Mitarbeiter einstellen, haben diese gleich die Möglichkeit, sich die Aufzeichnung der Schulung anzusehen.

Stellen Sie Frauenhofer Austria bitte vor.

Fraunhofer Austria ist ein Forschungsunternehmen und Tochter der deutschen Fraunhofer Gesellschaft. Wir forschen schwerpunktmäßig in den Bereichen Produktions- und Logistikmanagement. Zum Beispiel widmen wir uns der Frage, wie die Produktion der Zukunft beziehungsweise die Fabriken der Zukunft aussehen könnten und welche Rolle KI in diesen Bereichen spielen wird. Wir arbeiten intensiv im Bereich Big Data und KI und unterstützen Unternehmen bei der Digitalisierung und beim Implementieren von Zukunftstechnologien. Somit bilden wir das Bindeglied zwischen Universitäten und der Industrie.

Wir bedanken uns bei Dipl.-Ing. Alexander Gaal, wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Fraunhofer Austria, für das Vertrauen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!

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Michael Ortner

Michael Ortner