Managed IT Services - weniger Verwaltung, mehr Business

Die Zeiten in denen sich die grundsätzliche Entscheidung rund um den IT-Betrieb je nach Unternehmensgröße und Kerngeschäft auf den Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur oder deren Outsourcing beschränkte, ist längst vorbei. Mit Managed Services gibt es eine Option, die Unternehmen zusätzliche Flexibilität in ihrer IT-Organisation ermöglicht.

Managed Services beschreibt eine Form der Zusammenarbeit, bei der ein Service Provider die vollständige Betreuung eines bestimmten IT-Bereichs oder das gesamte System für den Kunden übernimmt. Es handelt sich hier um wiederkehrende und klar umschriebene IT-Leistungen, welche im Vorfeld in einem Vertrag, auch als Service Level Agreement (SLA) bezeichnet, festgelegt werden. Die Abrechnung erfolgt grundsätzlich monatlich. Es kommt jedoch auch vor, dass gewisse Anbieter das klassische Abrechnungsmodell „Zeit und Material“ auf den Managed IT-Service Bereich anwenden.

Im Grunde sind Managed Services nichts Neues, es gibt sie bereits sehr lange, nur unter diesem Namen nicht. Denken Sie an Ihren Mobilfunkvertrag: es ist schon lange her, dass beim Telefonieren nach Minuten abgerechnet wurde. Mittlerweile bezahlen wir einen pauschalen Preis für Telefonate und für die mobile Internetnutzung. Ein Handytarif beschreibt den Preis, die Gestaltung, die Laufzeit und die Verfügbarkeit der einzelnen Leistungen eines Mobilfunkproviders. Wenn man möchte, bekommt man vom Mobilfunkanbieter ein Handy zur Verfügung gestellt und schon kann man loslegen. Wir müssen uns um nichts mehr kümmern, der Anbieter sorgt dafür, dass die Infrastruktur funktioniert und das Gerät kompatibel ist.

Managed Services vs. Outsourcing

Beide Konzepte beinhalten das Ausgliedern von IT-Komponenten und Prozessen an externe Dienstleister. Stellt man jedoch gewisse Eigenschaften des Outsourcings den Merkmalen von Managed Services gegenüber wird einem schnell bewusst, dass sich die beiden Konzepte in vielen Details unterscheiden.

Welche Vorteile haben Managed Services für Ihr Unternehmen?

• Die IT ist flexibel und anpassbar, damit Ihr Unternehmen zu jedem Zeitpunkt wettbewerbsfähig ist. 

• Managed Services sorgen für eine klare Strukturierung der IT im Unternehmen.

• Sie erhalten Zugang zu den wertvollen Kenntnissen hochqualifizierter Fachleute und Spezialisten, die auf Seiten des Managed Service Providers tätig sind.

• Ihr Service Provider kann sie zu der neuesten Technik sowie Systemen auf dem Markt beraten und gegebenenfalls auch bei Ihnen im Unternehmen einführen. So haben Sie immer Zugang zu den neuesten Technologien und Ihre Systeme werden fortlaufend auf dem neuesten Stand gehalten, ohne dass Sie und Ihr Team eine Neueinführung benötigen.

• Mit Managed Services kann Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur behalten.

• Sie entscheiden, welche Bereiche bzw. Teil-Bereiche Ihrer IT ausgelagert werden. Das bedeutet, dass Sie unternehmenssensible Daten nicht in die Hände Externer geben müssen. Hingegen kann Ihnen ein IT-Dienstleister helfen, diese im Innen- und Außenverhältnis besser zu schützen und Sie vor Cyber-Angriffen bewahren.

• Mithilfe des Baukasten-Prinzips können Sie sich Ihre Unternehmens- IT bzw. Digitalisierungsteilchen wie bei einem Puzzle zusammenfügen. Sie haben die Kontrolle darüber, welche Unternehmensbereiche oder Teilbereiche sie auslagern möchten. 

• Ein großer Vorteil ist die Kostentransparenz und –sicherheit, da sich die im Vertrag festgelegten Beträge in der Regel nicht ändern, außer Sie stellen einen neuen Mitarbeiter ein. Sie können Ihre Dienstleistung jederzeit anpassen und nach gebrauchter Useranzahl skalieren.

• Die wiederkehrende Personalsuche entfällt. Da in der IT-Branche erfahrene Fachkräfte ein knappes Gut sind, macht dies IT-Spezialisten zu einer seltenen und oft teuren Ressource, welche für einige Unternehmen geschäftskritisch sein kann. IT-Fachkräfte bilden die Basis für nahezu alle Geschäftsprozesse. Kein Wunder, dass sie so gefragt sind wie nie und oft abgeworben werden. Aufgaben auslagern kann hier helfen, den Kurs zu halten.

• Mittels Managed minimieren Sie Ihr unternehmerisches Risiko, da IT-Experten mithilfe von modernen Tools Ihr gesamtes Netzwerk rund um die Uhr überwachen und so sofort eingegriffen wird, falls verdächtige Aktivitäten festgestellt werden. Der Angriff wird also abgewehrt, bevor ein Schaden entsteht.

Welche Nachteile haben Managed IT Services?

• Ein möglicher Nachteil von Managed IT Services ist, eine zu starke Abhängigkeit vom Managed Service Anbieter. Das passiert, wenn Sie zu viele unternehmenskritische Bereiche der IT zu schnell an einen Provider auslagern, der die Services nicht wie vereinbart erbringt. Daher ist es wichtig, dass Sie ihren zukünftigen Dienstleistungspartner genau unter die Lupe nehmen.

• Mit den Managed IT Services ist die Realisierung individueller Ideen begrenzt, da es sich um Standard Services handelt.

• Eine Folge von Managed IT Services ist das Auslagern von Know-how. Wichtig ist hier zu unterscheiden, ob das Know-how als Alleinstellungsmerkmal zur Generierung von Wettbewerbsvorteilen und entsprechenden Kernkompetenzen dient. Oder es sich um Know-how ohne Differenzierungsfaktor handelt, das auch außerhalb des Unternehmens verfügbar ist und daher kein Wettbewerbsvorteil generiert wird.

Nur drei Schritte zu einer serviceorientierten IT

1. Schritt

Zuerst ist es wichtig, dass eine detaillierte Analyse des Ist Zustands erfolgt. Um Ihre IT serviceorientiert auszurichten, müssen Sie bei Ihren Prozessen beginnen, da diese die Wurzeln Ihrer IT- Services darstellen. Die erste Frage, die Sie sich daher stellen sollten, ist: Kennen Sie alle Ihre Prozesse in Ihrem Unternehmen? Um einen Anfang Ihrer Prozessaufnahme zu schaffen, ist es sinnvoll, mit den wichtigsten Prozessen zu beginnen. In diesem Kontext ist zu definieren, wie man wichtige beziehungsweise geschäftskritische Prozesse erkennt. Denken Sie an die Prozesse, welche bei einem Ausfall oder Störung mit einem hohen Risiko verbunden sind.

2. Schritt

Im nächsten Schritt ist es hier wesentlich Services zu identifizieren, welche ausgelagert werden könnten oder vielleicht schon teilweise ausgelagert wurden. Dies ist zudem eine Möglichkeit Ihre Abläufe neu zu bewerten und einzelne Services zu entschlüsseln.

Doch was genau bedeutet Services? Ein Service steht für ein Bündel von Nutzeffekten. Das heißt, durch das Konsumieren eines Service kann man einen Nutzen für Sie und Ihr Unternehmen realisieren. ️Nehmen Sie sich Ihre Geschäftsprozesse, die Sie im ersten Schritt identifiziert haben, vor und leiten sie die Services ab.

Ein Beispiel: Welche Services sind für die Kommunikations- und Kollaborationsprozesse notwendig? E-Mail Services sind ein wichtiges Kommunikationstool in vielen Betrieben und können leicht von einem Managed Service Provider bezogen werden.

3. Schritt

Stellen Sie sich nun die Frage, ob Sie ihre alten Stärken beibehalten oder neue Stärken entwickeln und den ersten Schritt in Richtung einer serviceorientierten IT gehen möchten. Die Entwicklung hin zu Managed Services stellt immer einen Mehrwert dar, da sie hilft, Ihr Unternehmen prozess- und anwenderorientiert auszurichten, zu ordnen sowie zu standardisieren.

Haben Sie Fragen oder interessieren Sie sich für Managed IT Service für Ihr Unternehmen? Dann melden Sie sich bei uns! Wir beraten Sie gerne unverbindlich.