Durch Corona mussten viele Unternehmen von heute auf morgen ins Home-Office wechseln. Dipl.-Ing. Alexander Gaal, wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Fraunhofer Austria schildert seine Eindrücke und welche Vorteile sich dadurch auf lange Sicht ergeben.
Wie haben Sie die plötzliche Umstellung auf Home-Office damals wahrgenommen? Sind Sie mit dem unvertrauten System zurecht gekommen?
Grundsätzlich hatten wir ja nicht nur eine Umstellung auf Home-Office sondern eine durch die Krise bedingte Notwendigkeit, alle Mitarbeiter ins Home-Office zu schicken. Die Umstellung auf Home-Office war also ein großer Umbruch in unserer täglichen Arbeit, der eine sehr rasche Implementierung von MS Teams in der Organisation notwendig gemacht hat. 95% der Funktionalitäten von MS Teams sind selbsterklärend, wenn eine gewisse IT-Affinität besteht. Die reine Nutzung des unvertrauten Systems war also recht problemlos.
Jedoch darf man nicht vergessen, dass so eine Umstellung auch mit organisatorischen Änderungen im Sinne von Change Management verbunden ist. Es gilt beispielsweise zu klären, ob Home-Office lediglich die Verlegung des Arbeitsplatz bedeutet oder auch mit einer Veränderung der Arbeitsweise und -struktur einhergeht. Hierfür mussten erst die nötigen Prozesse definiert werden.
Zusammengefasst hat uns die Einführung von MS Teams die Voraussetzungen geschaffen, um leistungsfähig zu bleiben und in Zukunft definitiv noch leistungsfähiger zu werden. Dafür muss jedoch jeder Mitarbeiter die erforderliche Disziplin und Planung an den Tag legen, um effektiv zu arbeiten und auch eine klare Trennung von Arbeitszeit und Freizeit zu schaffen.
"Einer der größten Vorteile liegt in der Kopplung von Dokumenten und Kommunikation, die bisher auf unterschiedlichen Kanälen abliefen. Dies schafft Transparanz in der Entstehung und Entwicklung von einzelnen Dokumenten."
Dipl.-Ing. Alexander Gaal, wissenschaftlicher Mitarbeiter bei Fraunhofer Austria
Welche Vorteile ergeben sich durch die Umstellung Microsoft 365 für Sie in Ihrer täglichen Arbeit? Was gefällt Ihnen an dem neuen System besonders gut?
Projektspezifische Teams-Gruppen und Einbindungsmöglichkeiten für externe Projektmitglieder haben Abstimmungsaufwand, Rundmails, Dokumentenmanagement, etc. deutlich reduziert. Die sofortige Datenverfügbarkeit und die übersichtliche Darstellung der gesamten Kommunikationshistorie sind weitere Punkte, die unsere Arbeitsweise effektiver gestaltet. Dazu ist es jedoch erforderlich, schon bei der Gruppenerstellung gewisse Regeln und Strukturen zu vergeben, damit sich die Anwender nicht in unstrukturierten Teams-Gruppen verlieren. Das macht Schulungen und gelebte Prozesse erforderlich und benötigt ein Bewusstsein für den Umgang mit neuen Kollaborations-Werkzeugen. Teams bietet viele nützliche Funktionen, um virtuell fast so gut wie am gleichen Ort zusammenzuarbeiten. Das Whiteboard, MS-Planner als Kanban-Board und die Video-Chat-Funktion sind die für mich wichtigsten Tools.
Einer der größten Vorteile von MS Teams ist jedoch die Kopplung von Dokumenten und Kommunikation, die bisher auf unterschiedlichen Kanälen abliefen. Mit Teams lassen sich Dokumente beispielsweise direkt in den Chat-Verlauf integrieren, was Transparenz bezüglich Entstehung und Entwicklung der einzelnen Dokumente schafft. Die Verantwortlichen der Gruppen haben dadurch aber die zusätzliche anspruchsvolle Aufgabe, die Nutzung von Teams-Funktionalitäten in Projekten sicherzustellen.
Das Kanalisieren der Benachrichtigungsflut, die uns die neuen Technologien ermöglichen, ist allerdings eine Herausforderung. Es müssen konkrete Regeln dafür gefunden werden, welche Informationen über MS Teams oder über andere Wege wie E-Mail, Telefon, etc. verbreitet werden.
Fazit: Meine tägliche Arbeit wäre ohne die Vorzüge von Microsoft 365 in dieser Form nicht möglich und meine Produktivität hätte mit den zuvor gewohnten Möglichkeiten erheblich stärker gelitten.
Sie interessieren sich für eine unkomplizierte Home-Office Variante für Ihr Unternehmen? Dann freuen wir uns über Ihre Nachricht!
